在实行闭架借阅制的图书馆，读者借书要先查图书馆目录，填写索书单 (索书单上主要填写所借文献的索书号、文献题名、作者、卷期、读者姓名和借书证号码等) ，然后由图书馆员凭索书单取出文献并办理外借手续。在实行开架借阅制的图书馆，读者可从书架上自由选取文献，也可先利用图书馆目录查到文献的准确位置，然后自取文献，再办理外借手续。图书馆借出文献要存留外借记录，它反映特定读者的阅读状况和特定文献的流通状况，是研究读者需求和阅读活动的重要依据，并可根据应还日期催还到期文献。外借记录凭证包括借书证、书内卡和索书单。借书证是正式读者的借书凭证，记载读者的姓名、地址、职业等情况及每次所借文献的个别登录号、借阅数量、借出和归还日期；书内卡是特定文献的流通凭证，记载使用该文献读者的借书证号及借阅期限；索书单是文献出库凭证，记载出库文献的个别登录号和出库日期。以上3 种凭证需分别按借书证号、索书号和借书日期排列组织。在使用传统的手工方式时，有的借书处只按借书证号或借书日期排一套记录，称为单轨制；有的借书处同时按借书证号和索书号或同时按借书日期和索书号排两套记录，称为双轨制。20世纪中期以后，许多国家采用文献流通自动化系统进行外借管理，计算机所存储的读者外借记录可按各种需要迅速处理。